Cơ cấu tổ chức của Phòng Kế hoạch – Tài chính (hoặc phòng Tài chính – Kế toán) tại một trường Cao đẳng được thiết kế nhằm đảm bảo hai chức năng cốt lõi: Tham mưu chiến lược (lập kế hoạch, phân bổ nguồn vốn) và Thực thi nghiệp vụ (kế toán, thu chi, quyết toán).
Do đặc thù các trường Cao đẳng hiện nay thường vận hành theo cơ chế tự chủ (tự chủ một phần hoặc toàn phần), cơ cấu của phòng đòi hỏi sự chặt chẽ để vừa tuân thủ Luật Ngân sách Nhà nước, vừa linh hoạt trong hoạt động dịch vụ, đào tạo.
1. Ban Lãnh Đạo Phòng
Là bộ phận điều hành, chịu trách nhiệm pháp lý và chiến lược tài chính trước Hiệu trưởng và cơ quan quản lý cấp trên.
- Trưởng phòng (thường kiêm Kế toán trưởng):
- Chịu trách nhiệm toàn diện về công tác lập kế hoạch tài chính ngắn, trung và dài hạn của nhà trường.
- Tổ chức hệ thống kế toán, kiểm soát toàn bộ các khoản thu, chi; ký duyệt các chứng từ tài chính theo thẩm quyền.
- Tham mưu cho Hiệu trưởng xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ – văn bản xương sống quyết định mức chi lương, thưởng, phúc lợi và định mức hoạt động của trường.
- Phố Trưởng phòng:
- Hỗ trợ Trưởng phòng quản lý một số mảng việc cụ thể (ví dụ: chuyên trách mảng Quản lý tài sản công, hoặc mảng Kế toán quản trị/Tổng hợp).
- Điều hành phòng khi Trưởng phòng đi vắng.
2. Các Bộ Phận / Tổ Nghiệp Vụ Chuyên Môn
Tùy thuộc vào quy mô nhân sự, các vị trí dưới đây có thể là một tổ độc lập hoặc do các kế toán viên kiêm nhiệm:
A. Bộ phận Kế hoạch và Quản lý Tổng hợp
- Lập dự toán: Thu thập nhu cầu từ các Khoa, Phòng để xây dựng dự toán ngân sách hàng năm (nguồn ngân sách nhà nước cấp và nguồn thu sự nghiệp từ học phí, dịch vụ).
- Theo dẹp và giám sát: Theo dõi tiến độ giải ngân các nguồn vốn, gói thầu, đề tài nghiên cứu khoa học hoặc dự án đầu tư xây dựng cơ sở vật chất.
- Tổng hợp báo cáo: Lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán quý/năm để nộp cho Cơ quan chủ quản (ví dụ: Bộ, Ủy ban Nhân dân Tỉnh/Thành phố) và Cơ quan Thuế.
B. Bộ phận Kế toán Thanh toán và Tiền lương
- Kiểm soát chi: Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp pháp của các hồ sơ thanh toán (mua sắm vật tư, sửa chữa cơ sở vật chất, chi phí tổ chức hội nghị, tiếp khách…).
- Thực hiện chi trả: Lập lệnh chi, ủy nhiệm chi qua hệ thống Kho bạc Nhà nước hoặc Ngân hàng thương mại.
- Tính lương và phúc lợi: Tính toán tiền lương, phụ cấp đứng lớp, tiền làm thêm giờ cho giảng viên/người lao động; trích nộp bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) và kinh phí công đoàn.
C. Bộ phận Quản lý Thu học phí và Lệ phí
- Theo dõi nguồn thu: Quản lý danh sách học sinh – sinh viên phải nộp học phí, lệ phí thi, lệ phí tốt nghiệp, tiền ký túc xá…
- Phối hợp công nghệ: Vận hành và đối soát dữ liệu thu học phí qua cổng thanh toán điện tử (mã QR, ứng dụng ngân hàng) liên kết với phần mềm quản lý sinh viên.
- Xử lý chính sách: Thực hiện việc miễn, giảm học phí, chi trả học bổng khuyến khích học tập cho HSSV theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước.
D. Bộ phận Kế toán Thuế và Quản lý Tài sản
- Nghĩa vụ Thuế: Kê khai, quyết toán thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) cho cán bộ giảng viên và thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các hoạt động dịch vụ có thu của trường.
- Quản lý tài sản công: Phối hợp với phòng Quản trị thiết bị để mở sổ sách theo dõi, trích khấu hao hoặc hao mòn tài sản cố định (đất đai, nhà cửa, máy móc, trang thiết bị phòng thực hành); tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ hàng năm.